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会議が始まらない?多国籍会議の注意点と効果的な進め方

Live Englishオンライン英会話のブログに本日もご訪問くださっている皆様、こんにちは。Live English講師のHarumiです。

私がカナダやアメリカのビジネス界で長年に渡って経験した事や発見をみなさんにシェアできればと思います。前回ミーティングシリーズ第一回は「次の会議を変える!効果的な出席依頼メールの書き方」についてご紹介をしました。今回は、OPENING AND RUNNING THE MEETING – 効果的なミーティングの進め方と使える表現。そしてグローバル会議の注意点に入っていきます。何か一つでも学ぶことができ、次のミーティングにお役立ていただけたら嬉しいです。

今日のポイント!
1. 会議が始まらない!?グローバル会議「あるある」
2. 待ち時間に使える英語表現
3. 問題を避けるためのアドバイス!

第二回:OPENING AND RUNNING THE MEETING

会議が始まらない!?グローバルミーティングの難しさと注意点

非効率な英語ミーティング

グローバルなビジネス環境にいらっしゃる方、携わっていらっしゃる方は、ミーティングのスタート時間に対する意識や価値観が、国や国民性によって大きく異なる事をご存知の方も多いと思います。

日本人は概ね、「会議は9時からです」と言われたら9時前には部屋に、またはオンライン会議の場に到着していることが常識・マナーでしょう。ですが、私のグローバルビジネス経験から言うと、北米では9時からのミーティングと言うと「9時に参加者が自分の席から立ち上がる事が多い」のです。

つまり、9時からの会議はまず9時ぴったりにスタートしない。

ほぼ100%の確率で2〜3分は遅れるのです。きっと日本人の皆様からすると衝撃ですね。笑
きっと参加者の方の到着が遅れていて、時間稼ぎをする必要のあるオーガナイザーもたくさんいらっしゃるでしょう。ここでいくつか次回の会議で使える表現をご紹介します。※印の表現の意味はブログ最後でまとめて説明してありますのでぜひチェックしてください

人が集まるまでの2〜3分でよく使われる表現

● Let’s wait for Eleanor to dial in (or arrive).
● Where’s John, can someone ping(※1) him to make sure he’s on his way?
● Let’s wait another few minutes for everyone to assemble…

対面のミーティングであれば、スモールトークを楽しみましょう。
ドーナツやコーヒーなど、ちょっとした食べ物を少し準備できると皆さんとても喜びます。欧米の会議だと珍しくありません。

また、全員が集まるのを待つ間に、その場にいる人たちだけで片付ける事の出来るポイントがあれば、先に終わらせておくと皆の時間を上手に使えますね。その時にはこんな表現を使ってみましょう。

● While we’re waiting, let’s take care of this small item….

開始があまり遅れると立腹する人もいるかも.. 

● Is he coming?
● What do you mean, you don’t know? Did he accept? Did you call him?

絶対に言われたくないのは:「Who‘s running this meeting? 誰がオーガナイザーなの?」ですね。

You know, Yoko, I’d really like you to respect our time and get these meetings started on time.
最悪の場合、このような苦情を受ける事になってしまうかもしれません。オーガーナイザーであるあなたはしっかり時間も伝え、時間通りに開始しようと準備をしていたのに、出席者の遅刻がオーガーナイザーの責任にもなってしまう。多様な価値観や常識を持つグローバルビジネスにおいて難しいことの一つですが、これは絶対に避けたいところですよね。

アドバイス1
このような問題を避けるために、

1. 事前に必要な人たちのon time出席を確認しましょう
2. 前日に電話を入れたり、アシスタントの協力を得て、時間厳守を念を押しておきましょう

ミーティング依頼のメールにも、このように記載をしておくとお勧めです
KINDLY ARRIVE/DIAL IN FOR AN ON-TIME START

気配りが大変ですが、「日本の常識はグローバルの常識ではない」という事を常に頭にいれ、念入りにコミュニケーションをとることをおすすめします。

アドバイス2
数分経過しても全員がまだ集まっていない場合、アジェンダの順番を組み替える事を考えましょう。

アジェンダの組み替えに使える表現

●Okay, with John coming a bit later, let’s start on item 3 on the agenda and bring John up to speed(※2) when he gets here.

遅れてきた人(この場合はJohn)には、このように伝える事ができます。

● Sorry John, we didn’t know when you were getting here and so we started on agenda item 3 while we waited.

 

文中出現単語:
※1 ping, to ping someone​ – to send an instant message (or send an email) urgently, when they are not where you expect them to be or you want some information from them quickly
※2 get someone up to speed​ – to ensure someone is up to date on the information

今日は少し上級表現もでてきました。使い方に心配がある方はレッスンで練習してみましょう。

次回の第三回では、実際に全員が集まったときの効果的な会議の始め方とその表現をご紹介します。お楽しみに!

第三回「英語会議の効果的な始め方と進め方」>>

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