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ネイティブ講師アドバイス!英語会議の効果的な始め方と進め方

Live Englishオンライン英会話のブログに本日もご訪問くださっている皆様、こんにちは。Live English講師のHarumiです。

私がカナダやアメリカのビジネス界で長年に渡って経験した事や発見をみなさんにシェアできればと思います。今日は英語ミーティングシリーズ第三回です。第一回と第二回はこちらをご覧ください:

第一回 : 次の会議を変える!効果的な出席依頼メールの書き方
第二回  :  会議が始まらない?多国籍会議の注意点と効果的な会議の進め方

前回第二回では、グローバル会議における「あるある」と「注意点」について書きました。会議を時間通りに開始する重要性とそのためのアドバイスや表現をご紹介しましたね。今回の第三回ではいよいよ「出席者が全員集まったあとの効果的な会議の始め方」を実際の会議を想定したスクリプトをお見せして役立つ表現をご紹介したいと思います。
何か一つでも学ぶことができ、次のミーティングにお役立ていただけたら嬉しいです。それでは今日も一緒に学習していきましょう。

第三回:OPENING AND RUNNING THE MEETING

今日のポイント:
1.  会議成功の鍵!今日の目的を説明する例文と表現
2.
その場で解決できない問題がでた場合の切り上げ方
3.
時間をうまくコントロールする表現

ビジネス会議

出席者が全員集まった後の効果的な会議の始め方

さて、遅れていたJohnも到着して皆が無事会議室に集まり、オーガナイザーのYokoも一安心のようです。
皆が席に着いたら、ミーティングオーガナイザーのあなたはまずは何をしますか?アジェンダのアイテム1から始めますか?それとも新しい出席者がいたら自己紹介をしますか?挨拶でしょうか?
自己紹介や挨拶も良いですが、多忙な大勢の社員を集めるミーティングでは必ず最初にやってほしいことがあります

まずは会議の目的を明確に!

皆さん事前に出席者にアジェンダを送っていると思います。(送ってないよ〜、うちの会社ではそんな習慣ないよ〜 という方はぜひアジェンダの作成を取り入れてみてください。会議成功の重要な鍵の一つです。理由についてはまた後日お話しします)

ただし、アジェンダを事前に送っても、会議前に読む時間のない多忙な出席者もいるので、ミーティングを開始する時には改めてそこにいる人たちを集めた目的と今回の会議で目指している結果をはっきりさせるようにしましょう。例えば、

Thank you for taking the time to meet today.

As you know, we are hoping to win some significant business from ABC Company as they look to (※1) outsource their call center function.

We have about an hour of what I hope will be a productive discussion, and at the end of the meeting I hope to have
1) a good handle on(※2) what products to offer and
2) what pricing structure to use, and
3) also to find some time when we can commit to implement as the client is looking to have their new provider by next spring.

Let’s start by quickly going over the details on the opportunity. I sent you all a document with the meeting invite that I have also printed out (or am showing) here.
I’d really like to figure out a way to meet their pricing and implementation demands as much as possible and am looking to this team to help make it happen.

その場で解決できない問題が生じたらどうする?

いくらアジェンダにはっきりとそのミーティングの目的を記載しても、話題が外れたり、集まったメンバーだけで解決できない問題や時間内に結果の出ない事もありますよね。結果が出ない事にいつまでもズルズル貴重な時間を使ってしまうのはもちろんNGです。そんな時にはこのような表現が使えます。状況に合わせて適切な使い分けができると理想です。

John, this pricing formula sounds like something we might not be able to resolve here. Let’s get Rocky involved, and take this off-line (※3). Team, we will follow up with an email on this item by Friday.
As we are shooting to(※4) get everyone out of here by 11, let’s move on.

So let’s get back to the matter at hand(※5), which is how can we accommodate ABC Company’s implementation without delaying the other implementations already in our pipeline(※6).

Yes, Julia, that’s a good point that we’ll have to figure out. Let’s park that(※7) for the next meeting.
How about we park that for immediately after this meeting and we have a short whiteboard session(※8), just you and me?

 

話しが長くて時間が押してしまう時はどうする?

出席者が話し続けてしまったり、ディスカッションの方向性がずれてしまったりして、予定していた時間配分より遅れてしまうことも会議の「あるある」ですね。
ですが、くどいようですが多忙な大勢の社員を集めているオーガナイザーのあなたは、できる限り時間をオーバーせずに会議を終えることを当然求められています。会議は長引くものでしょう!と皆さんの貴重な時間を犠牲にしてしまうと、会議への不満がどんどん増大してしまい、会議嫌いが増えてしまいますので注意したいところです。
そんな時に使える表現もご紹介します。

Hey Paul, those are some great observations, can we get through the items we need to get through first, and you and I chat for a bit after the meeting?

こんな風に、その方の意見を十分に尊重したうえで、あとで時間を作りましょう。と伝えられたら角も立たずにスムーズに会議を進行することができますね。

現代の多様化が進むグローバルビジネス界では「とりあえず意味が通じればよい」というレベルではもう足りなくなってきています。相手とのコミュニケーションや今後のビジネスをスムーズに進めるためにも、状況にあわせて使い分けができる多彩な表現方法をぜひ練習してみてください。質問やフィードバックがあれば、ぜひ教えてくださいね。

文中出現表現
※1 : to look to do something​ – to attempt to do something
※2 :
to have a good handle on something​ – to have a good idea or grasp of something
※3 : take this offline​ – take the discussion item from the meeting and discuss separately
※4 : shooting to do something​ – attempting to do something
※5 : the matter at hand​ – the subject being discussed
※6 : pipeline​ – the potential future sales opportunities
※7 : to park something ​- in a discussion, to momentarily leave that item, to go back to it later
※8 :
have a whiteboard session ​- use a whiteboard to explain something or discuss ideas

次回はいよいよ最後の第四回、効果的なミーティングの終わり方とフォローアップの重要性についてです。お楽しみに!

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