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次の英語会議が大きく変わる!効果的な出席依頼メールの書き方

Live Englishオンライン英会話受講生の皆様、そして本日もブログにご訪問くださっている皆様こんにちは。Live English講師のHarumiです。

皆さん、このパンデミックの中でもビジネス英語の学習お疲れ様です。
早速本題に入りますが、今回私がカナダやアメリカのビジネス界で経験したことや発見について、ブログを書かせていただくことになりました。今後のトピックについてリクエストがあればぜひお寄せ下さい。国際ビジネスにおいてよくわからない慣習、行動、表現など、ご希望のトピックがありましたらどんな事でも大歓迎です。皆さんからのリクエストやコメントを楽しみにしています!

さて、今回のトピックはこちらです
ミーティングを効率的に進めるコツ
わかりやすい会議参加依頼メールの書き方

今日のポイント!
1. まずは検討:その会議本当に必要?
2. メールは「わかりやすく」が基本!5W1Hを明確に

国際ビジネスに携わっている方は海外のお客様やサプライヤー、仲間と英語でミーティングを開くことが多いと思います。ですが、母国語の日本語でコミュニケーションがとれるミーティングと、非母国語である英語でのミーティングでは、気をつけなければならない事、知っておくべき事がたくさんあります。
ここでは私が多くのミーティング経験から学んだ「効果的なミーティング」のための”Best Practices” (※1)、そして実際の会議の中でよく使われる表現も紹介します。次のビジネス会議をもっと効率よく進めたい!という方はぜひ最後までお付き合いください。

ところで、ミーティングはどうしても敬遠されがちです。よく耳にするのは、

ミーティングが多すぎて他の仕事ができない
Too many meetings.
ミーティングの出席者が多すぎて効率が悪い
Too many people, unproductive.
時間通りに始まらないし、終わらない
Do not start or end on time.

そこで、より効率的でプロダクティブなミーティングにするためのポイントを紹介します。

まずは、これを検討しましょう

シナリオ
あなた(Yoko)はコールセンター運営をインソース(内製化)する会社のセールス担当です。​3週間後に​見込み客​のABC社でセールスミーティングが開かれます。その為会社内の他部署とともに価格設定やサービスの実装について話し合いをしたいと考えています。

まず考えましょう:​ DO YOU ​REALLY​ NEED A MEETING?

多忙な大勢の社員を集め、時間を作ってもらう必要が本当にあるかどうかをよく考え、まずはミーティングの必要性を検討しましょう。電話やメールで済む事なら、大勢の時間を長く拘束するミーティングを避け、効率的に対応することをお勧めします。

ただし、今回のシナリオでは検討した結果ミーティングを開く事にします。新しいプロジェクトを進めるにあたり、チーム意識を高めるために少なくとも1度は皆で顔を合わせて、それぞれの役割をはっきりさせる為です。

それでは、ミーティングの頭から最後までの3つのステップの中で、効率よく進める為の流れポイントをご説明します。

1) REQUESTING THE MEETING – ミーティング依頼
2) OPENING AND RUNNING THE MEETING – ミーティングの開き方と進め方
3) CLOSING THE MEETING AND FOLLOW UPS – ミーティングの閉め方とフォロー アップ

そして、今回第一回は、効果的にミーティングを開くための「わかりやすい会議参加依頼メールの書き方」 からです。

REQUESTING THE MEETING

ミーティングのオーガナイザーは出席者の時間を大切にする事がとても大切で、全員に時間通りに集まってもらい、その会議の目的をしっかり果たして終える事が第一の目的です。
大事なミーティングであれば、会議の出席依頼を送信する前に、出席者に個別に電話、またはメールでミーティングの目的を説明し、都合のよい日程を確認するほうが良いでしょう。

また、出席依頼のメールには、多忙な出席者の皆さんに「わかりやすく」書く事が基本です。WHO、WHAT、WHEN、WHERE、WHY、and HOW がすべて漏れなく、簡潔に伝わる様に書きましょう。(アジェンダや参考資料なども事前に添付しましょう)

ビジネスメールはわかりやすく!読みやすく!が基本の基本

実際にどのように書くべきかの例を紹介しますので、参考にしてみてください。

WHAT
Meeting Subject:  Firm up pricing strategy and implementation possibilities for prospective client ABC Company.

WHERE
Location:  In person:  Main building, 8th floor, meeting Room A
Dial-in/Web conference details: ミーティングルームのキーコード (パスワードを忘れないように!) 

Attachments (関連資料の添付)
ABC Company volumes from past three years

(MORE) WHAT
As discussed, I would like to come up with the pricing and implementation strategy for our exciting new prospect ABC company, to present at our pitch(※2) to them on Dec 14th.

WHY
The size of the business is significant, and if we win the business, they will want us to begin onboarding (※3) within two months of awarding us the business.

WHO
Attendees:
Eleanor and Yoko from Business Development
John and/or Martha from Product
Paul and/or Julia from Implementation

HOW
Please find attached our Excel spreadsheet that details the prospect’s volumes from the past three years. Please review this prior to our meeting.

Agenda
— Eleanor to brief(※4) team on new prospect, size of business, timing of implementation.
— John or Martha of Product to advise on suggested product offering, and pricing.
— Paul or Julia of Implementation team to advise on when we would have the bandwidth(※5) to onboard a customer of this size.

Please RSVP. 

ポイント:要点がわかりづらい長文メールは誰も読みたくありません。忙しい中でも目を通しやすいように箇条書きにしたり、見やすく工夫をしましょう

返信が来ない場合は、前日までに電話で連絡をして確認をしましょう。

本文中出現単語
※1 best practices​ – the most effective way to do something
※2 a pitch​ – a sales presentation, sales offer. Also a ​pitchbook​ – written material for sales purposes. Or ​to pitch something to someone​ – to try to convince someone to buy something
※3  to onboard someone​ – to set them up in the system
※4  ​brief, to brief someone, a briefing​ – to update someone with new information
※5  bandwidth​, ​to have the bandwidth to do something ​- to have the time and resources to do something new

どうでしょうか?簡潔にわかりやすく伝達できる出席依頼は書けそうですか?
ぜひこのあとあなた自身が出席された前回のミーティングの内容を思い出して、依頼メールを練習で書いてみてください。書かれたメールはぜひLive Englishサポートまでお送りください。ネイティブ講師が添削をしてお返しします(添削はレッスンポイントを使用してご依頼いただけます)。

次回は、第二回:会議が始まらない?多国籍会議の注意点と効果的な進め方です。お楽しみに!

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