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会議成功の鍵!ネイティブ講師が教える効果的な終え方

Live Englishオンライン英会話のブログに本日もご訪問くださっている皆様、こんにちは。Live English講師のHarumiです。

私がカナダやアメリカのビジネス界で長年に渡って経験した事をシェアできればと思います。少しでもみなさんのお役に立てれば嬉しいです。前回ミーティングシリーズ第三回は「ネイティブ講師アドバイス!英語会議の効果的な始め方と進め方」をご紹介をしました。今回はいよいよ最終回 – 効果的なミーティングの終わり方とフォローアップについてです。それでは今日も一緒に学習をしていきましょう。

第四回 CLOSING THE MEETING AND FOLLOW UPS

今日のポイント!
1. 会議成功の鍵:結論をまとめよう
2. フォローアップメールの書き方のポイント

効果的な英語会議の終わり方

 

議論のポイントや決定を必ずまとめよう

さて、開始が遅れてしまったビジネス会議も無事進めることができ、今回の会議の目的であったABC社への提示価格設定、サービスの実装、そしてタイミングなど、出席者のコンセンサスを得ることができたYoko。無事目的を達成したら会議を手際良くしめましょう。出席者に集まっていただいたお礼を伝えると共に、ディスカッションで決定した内容を今一度まとめます。

ビジネス会議のディスカッションややり取りでは、さまざまな方向に議論が飛んでいきますし、多方向からさまざまな意見がでます。すべての議論を終えたら絶対に話しっぱなしにせず、皆の理解と今後の流れなどに誤解がでないようにサマライズをして終えるのがポイントです。

それでは、今回の会議のシナリオを使って、結論をまとめるスピーチや表現をみていきましょう。
※のある単語や表現の意味はブログ最下部で説明していますので、ぜひチェックしてください

Thank you all for coming today.

To summarize, for ABC company we decided to go with a similar pricing plan as we had for DEF company when we onboarded them two summers ago.

John, you said you will get me the details from Rita who is their account manager for DEF and we can finalize this separately for the deck(※1).

And for implementation, we will connect with Michelle in Projects to confirm if we can have people come in two weekends and squeeze ABC company in(※2) between Company GHI and JKL.

I will send an email with these points to ensure we are all on the same page(※3).

Let’s have another touchpoint(※4) in two weeks. I will set up the call.

Martha, can you stay for 5 or 10 minutes to brainstorm(※5) who we can mobilize from implementation to help out on the weekends?

Thanks everyone!


このように、再度各出席者の役割や今後の流れを明確にしておくことで、英語が非母国語の参加者が集まるグローバルビジネス会議でもミスコミュニケーションを避け、今後のビジネスを円滑にすることができます。

また、以上の決定内容を再度確認してもらうために以下のようなフォローアップメールを出すことをお勧めします。フォローアップすべき事項がある場合、必ずのその責任者と期限をはっきりさせるのがポイントです。

Thanks everyone for joining the meeting re: ABC company today. I’d like to summarize the conclusions as follows:

1) Pricing: Same as DEF company. John to obtain details from Rita and send to the group. We will not integrate this information into the deck but will have as discussion points at the pitch.

2) Onboarding: Yoko to connect with Michelle to seek approval to mobilize some team members to work on weekends to expedite two other implementations, and propose to squeeze ABC company in the week of February 28th.

3) Next Touchpoint: Attendees of this meeting to regroup(※6) in two weeks to finalize the content of the deck.

Thanks again everyone.

Yoko

ちなみに経費削減の環境ですと、秘書を会議に参加させてmeeting minutes(議事録)を作成してもらうことは社内のビジネスミーティングではまずないでしょう。ミーティングの責任者が出席者にメモを取るよう予め頼むか、自分でとって後で回すのが一般的です。ただしオーガナイザーはただでさえ役割が多く、時間配分のコントロールなどにも忙しいので、誰かにメモしておいてもらうように事前に頼むのが良いですね。

また議事録に追加して欲しい事項がある時は、”meeting minutes” の “minute” が動詞として使われ、please minute this.(※7)と表現することができます。

今日も会話の中にざまざなな表現が出てきました。いつもの表現を少し変えるだけでよりスマートな印象を与えることができますし、あなたのビジネス英語力をもう一歩ネイティブに近づけるため、ぜひ復習をしてくださいね。

※1  deck – ​usually a Powerpoint presentation used for sales meeting
※2  brainstorm​ – to get together and come up with innovative ideas
※3  squeeze something in ​– to make room for something by
※4  to be all on the same page ​- to all have the same understanding on a topic
※5
  touchpoint​– a get together to update each other on progress made
※6  ​regroup – ​to get the group together again
※7  to minute something ​- to put someone’s words into the meeting minutes

全四回にわたって、効果的な会議への招待、開始、進行、そして終え方を学習してきました。皆様一つでも二つでも学べることはぜひ今日持ち帰って、明日の会議でぜひ試してみてください。すべてを一度に挑戦するとハードルが高いですが、今日はこれを試すぞ、今回はこの表現を使ってみよう、と一度に1つか2つずつ挑戦をし、使える表現を少しずつ、でも確実に増やしていけるように頑張りましょう。

それでは、ミーティングシリーズは一旦これで終わりです。今後何かご希望のトピックがあれば、ぜひコメント欄にお願いします (Live Englishの受講生の方もそうでない方も、大歓迎です!)

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