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開いて読んでもらえる!効果的な英文メールの書き方

Live Englishオンライン英会話の皆様こんにちは!講師のHarumiです。
今日は、効果的な英文メールの書き方について、レッスンをしたいと思います。

メールは今、とても大きなコミュニケーション手段になりましたが、みなさんはお仕事場で1日に何通のメールを受け取りますか?何十通?もしかすると大量の社内メール社内メールで何百通にもなる人も中にはいるかもしれませんね!
毎日何十通、何百通とひっきりなしに来る全てのメールを隅から隅まできっちり読むことはとても困難です。

誰でもきっと、全てのメールをちゃんと読んで処理をしたいところだと思いますが、北米では実は書き方によっては、受信者がメールを開きすらせず、埋もれてしまう場合がありますメールの返事を出さないことは特に失礼に当たらないので見てもらうのは工夫が必要な場合もあるのです。

今日の学習ポイント
Part 1. 「開いてもらえるメール」の書き方
1. メールは選別される!
2. To/CC欄の賢い使い方
3. 件名の賢い使い方
4. 添付書類
Part 2. 「読んでもらえるメール」の書き方

 

Part 1. 「開いてもらえるメール」の書き方
ここでは、主に社内の人宛のものを想定して簡単に説明します。

ポイント1. Emails get triaged : メールは選別される。つまり重要度によって、処理される順番が決められます。
ポイント2. Effective to/cc : To、cc欄の賢い使い方
ポイント3. Smart Subjects : 件名の効果的、賢い使い方
ポイント4. Attachments:添付書類

ポイント1:メールはトリアージ(選別)される
受信メールの数の多いビジネスパーソンは誰でも対応メールに優先順位をつけることでしょう。概してこの3つのカテゴリに分けられる事が多いと思います。「今すぐ処理」「あとで処理」「読まずにゴミ箱」

ではあなたの送ったメールが忘れられたり、無視されたり、削除されたりしないようにするにはどうしたら良いでしょう?

ポイント2: To、cc欄の賢い使い方
★TO 欄に名前が多いと後回しにされる可能性が高まる
★もしCC欄に自分の名前があったら、そのメールは自分宛ではないと解釈され、後回し、最悪読まれない可能性がある

TO, CC のフィールドに名前が多ければ多いほど、誰宛なのかがはっきりしない、責任が分散されてしまいます。自分以外の「誰か」が対処してくれると思われやすく、無視されがちです。これは読まなかった人ではなく、はっきりと誰宛か、誰の責任であるかを述べなかった差出人のコミュニケーションミスとされます。

しっかり注意を引くためには、TO欄の名前を少なくすることです。特定の人からの返信が必要な場合は、出来ればその人の名前だけをTO欄に、もしくはメールの冒頭ではっきりさせましょう。

ポイント3:件名の賢い書き方
★Subject Line 件名の欄にはメールを開かせたくなる内容を書く
メールの目的、緊急性、返事の必要性等をはっきりとわかりやすく記載しましょう。件名は苦戦される生徒様が多いところです。悪い例と良い例をあげてみてみましょう。

悪い例:
× Meeting with ABC Bank
これは名詞に過ぎません。ABC Bankとのミーティングがどうしたのかが分からない、どうして欲しいのかも分からない。動詞を含めた文に書き直しましょう。

良い例:
○ Please confirm availability to meet with ABC Bank

もっと良い例:
◎ ABC Bank meeting: Please confirm availability Nov 28th, 3 pm, ASAP
この件名なら、受信者はカレンダーで時間/日付を調べて、都合が良ければ返信メールには「confirmed」の一言だけで処理が完了します。忙しい受信者の負担を減らすことができるこのようなメールは、より開かれる可能性が高くなります。

返信が必要な場合件名の欄には、Please respond, Action required と記載すると見逃される可能性がより低くなります

ポイント4:添付ファイル
ファイルが添付されすぎると面倒なメールに見えてしまうので添付ファイルはできる限り少なくしましょう。
また、ファイル名は短い、分かりやすいものにしよう。時々、ファイル名が日付だけがだったり、ひどい場合はSCAN.pdfだけだったりすることがありますが、これはまず開く気が起きません。どうしても多くのファイルを添付しないと行けない場合、メールが届く前に送り手に電話で簡単に説明をすると良いでしょう。

Part2. 「読んでもらえるメール」の書き方

では、メールを開いてもらったら読んでもらうのにどうすれば良いのか。
→ Get to the point quickly. 要件に素早く触れましょう

まず、ビジネスメールは手紙ではありませんので、目的がはっきり、簡潔にかく事が重要です
丁寧なメールにはまず挨拶、と思われがちですが、これが長いと読み手は飽きてしまって読む気をなくす事も。言葉がたくさん並んでいると本題の印象が薄くなってしまうので、手短かにが原則です。

Part1で学習したように、件名の欄には既にメールの目的は述べていますが、なるべく要点を本文の上の方に再度述べましょう。一般的な流れがこのようになります。

1. Hello 〇〇、Dear 〇〇
2. I hope you are well, I hope this email finds you well 等、極簡単な挨拶で済ませる。もしくは省いても良いです。
3. このメールで何を求められているかをはっきりと述べましょう

例:
Please confirm your availability for a meeting with ABC Company
This email is to give you some background information for your meeting….
Please provide your approval on exceptional pricing for Customer ABC…
Kindly provide the following..

見やすく、読みやすく、ポイントが掴みやすいようにぜひ工夫をして下さい。

情報の多いメールであればテーマ毎に分けて箇条書きにしたり、大きくスペースを開けたり、ボールドやイタリックでパッと見ても用件が分かるように工夫してみましょう。

例:
Hello Dina,
Hope all is going well with you.
As discussed earlier today, ABC Company will be in town and are requesting a 45 minute meeting with you, Jenny and me.
Agenda will be provided closer to the date.
Please confirm which of the below times that they have offered will work best for you.

Monday, Feb 21st, 4 pm
Tuesday, Feb 22nd, 10 am

I will provide a full briefing a few days before.

Regards,
YOUR NAME

いかがでしたか?明日のお仕事に役立ちそうな情報が一つでもあれば、嬉しいです。
皆さん「こんな英文メールの書き方知りたい」「英文メールのココが難しい!」というリクエストや質問がありましたら是非コメント欄にお寄せ下さい。
今日もお疲れ様でした!

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