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英語でのビジネスで良い第一印象を与える方法

Live Englishオンライン英会話のブログにお越しくださっている皆様こんにちは。Live English講師のHarumiです。

前回全4回に渡っておおくりしましたビジネスミーティングシリーズは如何でしたか。ミーティングを上手に進行し取りまとめることのできる人は社内でも知られるようになり、”Oh, if Yoko is running it, I will accept the meeting.”と会議のオーガナイザーによって参加の有無を決める人もいます。よい評価にも繋がりますし、ミーティングをうまく進行するスキルはその人の「プロフェッショナル度」を図る尺度でもあるので、ぜひ復習をしてください。

さて、私が担当するブログは今回で5回目になりますが、私が今までのこのブログに使った人名と地名に何かの共通点があります。お気づきの方はいらっしゃいますか。お分かりの方は是非コメント欄へ入れて下さいね。
当たった人には景品!…は残念ながらありませんが、you will win my respect!
また、今後のブログテーマについて、何かご希望があればぜひお気軽にコメント欄へリクエスト下さいね。

さて、今回のテーマはHOW TO MAKE A GOOD FIRST IMPRESSIONです。

今日のポイント!
1. 第一印象が大切な理由
2. 良い第一印象にする4つの基本
3. 北米の人は自信のある人が好き
4. 名前は特にゆっくりはっきり!
5. 名前が聞き取れない時の英語表現
6. お会いできて光栄ですの英語表現
7. 英語に無い「宜しくお願いします」

グローバルビジネスで良い第一印象を与える方法(対面編)

 

対面編のテーマ: BE HAPPY! Smiles are contagious(※1).

1) 第一印象が大切な理由

言うまでもありませんが、第一印象はとても大事で、その第一印象によって今後のビジネスにつながるか、次回の商談チャンスがあるか無いかが変わってきます。まず以下2つの言葉をぜひ心に置いて下さい。

1.“You never get a second chance to make a first impression”
第一印象を決めるのは初対面の時の一度だけ。一度与えた印象を変えるのは難しいので、初対面を大切にしましょうということです。

2. “At the end of the day, people won’t remember what you said or did, they will remember how you made them feel.” (Maya Angelou)
人が覚えていてくれるのは、あなたの発した言葉ではなく、あなたが相手をどのような感情・気分にさせたかどうか、という事です。

これらを踏まえ、良い第一印象を与える挨拶の言葉や行動を一緒に学んでいきましょう。
新型コロナウイルスパンデミックのまっ定中なので、対面版(イン パーソン版)とオンライン版と2回に分けてお話していこうと思います。今回は対面編です。

2) 良い印象を与える4つの基本

良い印象を与えるに、まずは以下4つのポイントを覚えておきましょう。

FIRM HANDSHAKE:自信を表す、握手
EYE CONTACT:信頼を得るアイコンタクト
BIG SMILE:相手をも笑顔にする笑顔
CONFIDENT VOICE : はっきり丁寧な話し方(心の中で!マークを)

3) 北米の人(特にアメリカ)は自信のある人が好き

ビジネスでもアメリカ人と接したことのある方々はお気づきかと思いますが、声、元気の良さ、全てが特大サイズで時折圧倒されることもあります。「なぜこんなに目立ちたがるのだろう」と不思議に思うかも知れませんが、北米では「目立つ」ことがとても大切なのです。目立たず、自分の存在をアピールできないと会社で勿論昇進も難しいですし、弱肉強食「生き残ることすら出来ない」という常識をもっています。そのため、チャンスがあると目立とうと自己アピールをする人が多いのです。(これについてはご希望があれば将来ブログで取り上げようと思います)

自信を表す、握手:
日本のビジネス文化ではあまり馴染みのない「握手」は欧米ではとても大切なものです。しっかりぎゅっと手を握るようにしましょう。握手の強い人は印象も強く、自信を感じさせるので信頼の出来る人だとよいイメージをもってもらえます。あまり強すぎるのもお勧めできませんが、弱いよりは強い方が断然良いです。特にふにゃふにゃとした握手は dead fish handshake(※2)と言われ、印象も曖昧ではっきりしない、自信を感じさせない信頼できないと人だと印象を持たれてしまうかもしれません。握手は練習すると良いでしょう。

信頼を得るアイコンタクト:
しっかり相手の目を見て、相手もそのアイコンタクトを返すのを確認して下さい。人と目を合わせない人は何かを隠しているような印象を与えがちで、信頼が出来ない人と感じさせてしまうことも。

相手を笑顔にする笑顔:
人が笑顔でいると自分も釣られて笑顔になっていることありませんか。とても気持ちの良いものですよね。ここは遠慮せず、大きく目を開けて歯を見せてスマイルして下さい。ただし、あまり不自然な笑顔だと良い印象どころかマイナスな印象になってしまうので、笑顔が苦手だ、人見知りだという方は鏡の前で、もしくは録画して練習してみてください。

心の中でびっくりマークを:
HI! MY NAME IS MOLLY! HOW ARE YOU! 心の中でびっくりマークをつけましょう。口を大きく開け言葉もはっきり丁寧に発音して下さい。緊張するとつい母国語の日本語でもついつい早口になってしまうこと、ありますよね。非母国語でのコミュニケーションだと尚更です。早口になると発音も曖昧で聞き取りづらくなりますし、モゴモゴ喋ると相手にはあなたの意思もはっきり伝わらず、コミュニケーション・商談の妨げとなってしまいます。

4) 名前は特に「ゆっくりはっきり!」

日本人の名前は長くて音節も多いので、お相手が日本人の名前に不慣れだと一度では聞き取ってもらえないことが多いです。自分の名前を言う時は音を一つ一つ丁寧に発音するようにしましょう。ゆっくり伝えれば、相手も「Sorry, can you repeat that?」と聞きやすくなりますね。

逆に欧米の苗字や名前、発音がうまく聞き取れないこともあると思いますので、使える表現をご紹介します。

5) 名前が聞き取れない時の英語表現

Sorry I didn’t catch your name (would you mind repeating it)?
ごめんなさい、聞き取れなかったのでもう一度言ってください。

お相手の名前や発音が確かでない場合でも、一度言ってみて下さい。
Is it DESmond(相手の名前)? Am I saying it correctly? (xxxさんですか?正しく言えていますか?)
I hope I am not butchering your name. (※3)

相手の名前を正しく発音したいという気持ちはとても喜ばれます。聞き返すことに申し訳なく思う必要はまったくありません。

特に聞き慣れない、珍しい名前の人は正しく名前を言ってもらえるととても良い印象を持ちます。海外の方があなたやあなたの同僚の方のお名前を正確に発音してくれたら嬉しいですし、良い印象ですよね。他にも会話を膨らませる切り口として、例えば

Oh, I’ve never heard that name before. Would you mind if I ask about its origin?
初めてきくお名前です。失礼でなければ由来を教えてもらえますか?

のように相手の名前に興味を示すのもおすすめです。

6) 「お会いできて光栄です」の英語表現

次に「お会いできて光栄です」の挨拶で使われる表現をご紹介します。

I am pleased to meet you. が一番多く使われますね。他にも、
I am very excited to meet you.
I am thrilled to meet you.

というような表現もあります。
電話やメールではやりとりをしているけれど、まだ直接会ったことがない人に初めて会う時にはこんな表現が使えます。

Very happy to put a face to the name(※4).
Happy to finally meet you in person!

これらの挨拶のあとには、今後どのような仕事を一緒にするのか、どのような接点を持つことになるのか等を少し付け足してみましょう。
We’ll be working on the RFP(※5) together.
I will be your relationship manager going forward(※6).
I report to Prudence and am her backup(※7), and so I’ll be connecting with you on this project.

7) 英語に無い “よろしくお願いします”

日本語では必ず使われる「よろしくお願いします」という表現。メール、対面、電話、挨拶、締めの言葉としてなど。よろしくお願いしますは様々なシチュエーションで使える非常に便利な日本語です。ですが、英語でこれをぴったり訳せる言葉は存在しません。よろしくお願いしますを英語でどう伝えていいか悩んだ事がある方もきっと多いと思います。存在しないので直訳はできませんが、英語にも代替できる表現があります。

I look forward to working (closely) with you.
I’m excited to be working with you.

別れ際であれば、It was very nice meeting you. と締め括ることもできます (“It was”と過去形になっていますので、初めの挨拶では使えません)。大きな笑顔ではっきりと言いましょう。

ちなみに、名刺についても一つ。ペーパーレスの現代でも名刺は未だ必ずと言ってよいほど交換されるビジネスツールですね。名刺を交換した時に名前や住所を見て、何かスモールトークができるとスマートで社交上手な印象を与えることができます。例えば、

I see you are not in New York. Does your company have offices in many other cities?
Oh, I see you are based in Kansas City. Are you a baseball fan? How are the Royals doing this year?

このように、その人に関わりのある土地などから関連する話題でスモールトークを挟むのがおすすめです。

それでは、今日の表現をまとめて例文でおさらいしてみましょう。Pennyさんと初めて会ったNishinomiyaさんの自己紹介です。ぜひ相手が目の前にいるかのように発音やストレス、声の大きさ、笑顔を意識して音読をしてみてください。

Hi, Penny, I have been seeing your name on emails for so long. I am so pleased to finally put a face to the name!
My name is KA ZU NA RI NISHINOMIYA, but I go by(※9) Kaz.
I report to(※10) Jun Matsumoto, our Head of Client Engagement as you know, and I will be your new relationship
manager here at ABC Company.  look forward to working closely with you.

いかがでしたが。使えそうな表現はありましたでしょうか。
今日は「今日にでも」すぐに使える表現やポイントにフォーカスをしてみました。ぜひおさらいをしてみて、1つでも2つでも良いので積極的に使う練習をしてみてくださいね。次は「良い印象を与える方法:オンライン編」です。

2020年も残りあと3日となりました。自粛生活が続いておりますが、皆様も健康でよい年末年始をお過ごしください。それでは、また次のブログでお会いしましょう。

文中出現表現一覧
※1. smiles are contagious – smiling makes other people smile
※2. dead fish handshake – a handshake where the other person’s hand is limp and lifeless
※3. to butcher someone’s name – to badly mispronounce someone’s name
※4. to put a face to a name – to now know the face of someone you have known in name or voice only (usually someone you have interacted with in an email or on the telephone)
※5. RFP – Request For Proposal
※6. going forward – from now on
※7. to be someone’s backup – to cover for someone when they are on vacation or otherwise absent
※8. Royals – Kansas City’s local Major League Baseball Team. If you are visiting a client or supplier in their town, good
to check the local sports news. They might have just won the World Series or lost the Superbowl. Engage
accordingly!
※9. to go by NICKNAME – to like to be called NICKNAME, though this is not their legal name
※10. to report to someone – to be managed by someone, to have that person as your boss

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