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ビジネスEmail : How to Write a Clear and Professional Emails

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2016年05月29日


Emailは私たち社会人にとって、なくてはならないコミュニケーションツールの一つです。

お仕事で海外の部署やお客様、スタッフと英文メールのやりとりをされる方、近年急速に増えており、Live Englishのオンラインレッスンでもメールの添削や練習をされている方が沢山いらっしゃいます。

地球の反対側にいる人たちと時差を気にせずにコミュニケーションが取れるのは便利なビジネスツールですよね。

しかし問題が一つ… 多くのビジネスパーソンは、毎日Emailの山に埋もれているということです!

あるリサーチ(The Radicati Group Inc.)では、ビジネスパーソンは平均で1日100通以上のメールの送受信をしているというデータもあります。相当な数ですね…

しかも、メールは対面のコミュニケーションと比べてミスコミュニケーションを生みやすいのです。 Sendmailの調べでは、メール使用者の64%以上が、今までにミスコミュニケーションにより「混乱や憤慨を感じる」メールを受け取った、または送ったことがあるとデータを出しています。



ネイティブスピーカー間のやりとりですら、ミスコミュニケーションが起きやすいEmail。便利ですが、Nonネイティブスピーカーである私たちはより一層の注意を払ってメールの読解、作成をしなければなりません。

簡潔でポイントをついたEmailを作成することは、1つのメールの作成時間を短縮するだけでなく、他の業務に割ける時間を増やし、ビジネスの効率を高めてくれます。Emailをシンプルに明確に、 わかりやすく書くという “スキル” が必要なのです。

では、”Clear” で “Professional” なEmailを作成するための、注意点やポイントをご紹介しますので、一緒にみてみましょう!


1. “One Thing” Rule を使う


メールは会議と違います。会議ではアジェンダに沢山のアイテムを追加し、触れる議題を増やし、1回の会議の効率を高めようとしますね。

しかしEmailでは逆です。

1つのメールにいくつもの内容を盛り込むのはNG。1つのメールで触れる題材の数は少ない方が better なのです。
あなたも今日から “One Thing” ルールを意識して、「1つのメールに1つの題材」で話すようにしてみましょう。

複数話せなければならない題材があるときには、メールを分けるようにしましょう。


2. Empathy 受け取る相手の立場になる


メール文を作成するとき、時々自分の文章を振り返り、
「自分がこの文章を第三者の立場でみたら、どんな解釈をするだろう」
「自分がこのメールを受け取ったとしたら、どんな印象を受けるかな」
ということを考えてみましょう。

言葉を一つ足したり、変えたり、時には減らしたりするだけで、相手の受ける印象が変わることがあります。

文章をかんがる時には常に、人は…

1. とても忙しい。
こちらの文章のニュアンスや曖昧な部分を推測している時間はない。そして、メールを受け取る相手は常にこちらの連絡内容を素早く理解し、素早く自分に返信をしたいはずだ。

2. ポジティブなこと、褒め言葉は素直に嬉しい!
メールを受け取る相手について、または相手の仕事について、何かポジティブにコメントできることがあれば、そうしましょう。きっとポジティブな印象を与えてくれるはずです。

3. 感謝されることを悪く思う人はいない。
どのような形でも何かを手伝ってもらったり、助けてもらったときには、Thank youを忘れずに。

すべてのEmailの構成で、どこに「感謝と自然な褒め言葉を付け加えることができるか」を考えてみましょう。


3. Introductionは完結に


初めてその相手にEmailを送る場合、相手にあなたが誰であるかを知らせる必要があります。

普通は1文(one sentence)で十分です。例えば、
“It was great to meet you at the networking social yesterday.” など。

長々と紹介文を書く必要はありません。メールは忙しい相手に要件を完結に伝えることが第一です。メールの本文を短くまとめるためにも、紹介文は1文で抑えるのが良いでしょう。


4. Five Sentences を目指す


本文では、常に言いたいことを表現するために十分な文章量だけを入れ、それ以上はいれないようにしましょう。

こんな言葉があります。

“Less than five sentences is often abrupt and rude, more than five sentences wastes time. -Guy Kawasaki”

“5行以内はしばしばぶっきらぼうで失礼になり、5行以上だと時間を無駄にする” 簡単に言えば、短すぎても長すぎてもいけないということですね。

いきなり5行でいいたい事をまとめるのは難しいかもしれませんが、練習では “5 ~8 Sentences”、 必要事項を5~8行で過不足なく書く練習をしてみましょう。


5. メールの構成は、Standard Structure で


完結にメールをまとめるには、一般的なメール構成にそって書く事をオススメします。

どんなEmailでも使える構成のテンプレートをご紹介します。

⚫ greeting (敬礼)
⚫ a compliment or pleasantry (感謝や挨拶など)
⚫ the reason for your email (メールの目的 )
⚫ a call to action (相手に求める行動など)
⚫ a closing message (締めくくりの言葉)
⚫ signature (署名)

では、実際にこの6ステップスで使える表現の例をあげてみましょう。

Greeting
Dear Mr. Cook,
Hello Ms. Baker,
Dear Customer Service,

Compliment or Pleasantry
I enjoyed your presentation about [topic] on [date].
Thank you very much for visiting our office yesterday.
It was good to meet you at the technology seminar.

The reason for your email
I’m emailing to ask about…
I wondered if you could help with…
Just a (quick) note to…
The purpose of this e-mail is to…

A call to action
Could you send me those files by Thursday?
Please write to Kenny about this, and let me know when you’ve done.
Please let me know if this is convenient for you.

A closing message
Thank you for all your help with this.
I’m looking forward to hearing what you think.
Please feel free to contact me if you need any further information.

Signature
Your Name
Title (optional), Company (linked to website)
Phone number

Andrew Cook
Sales Development Representative, ABC Inc.
+1-629-220-8878


このシンプルな構成は、どんなEmailにも使用できるので、ぜひ参考にしてみてください。


6. 最後はProofreadを忘れずに


フランスの哲学者のこんな言葉があります。

If I had more time, I would have written you a shorter letter.

つまり、「長い手紙を書くよりも短い手紙を書く方が骨が折れる、大変だ」ということです。

完結なEmailを書くためにもう一つ重要なことが、注意深く「Proofreading」すること。

できるなら声に出して一度読んでみましょう。今一度自分で、

⚫ スペルや文法の間違いがないかどうか
⚫ こちらの要望・リクエストは明確か
⚫ 解釈の誤解を生みそうな箇所がないか
⚫ 自分がこのメールを受け取ったら、どんな印象をうけるか

を確認してみましょう。


いかがでしょうか。一つでも使えそうなtipsは見つかりましたか?

EmailのWriting練習はご自宅でもできる学習方法です。
練習に書かれたものは、書きっぱなしにせずに是非レッスンにお持ちください!

Live Englishの先生達が、細かな文法の間違いをしっかり広い、より自然な表現や単語を指導します。

それでは次回のレッスンを楽しみにしています!



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